Bruk av # # ved levering av bilag til 24SevenOffice

I denne artikkelen vil vi beskrive hvordan du kan bruke kommandoer ved levering av bilag
Det er mulig å skrive inn tekstlinjer i selve e-posten som du sender inn til mottaket, ikke i emnefeltet. Vi vil beskrive følgende kommandoer i denne artikkelen:

  • ##GROUP## Slår sammen en og en PDF til ett og ett bilag. Bilagsmottaket splitter alle PDFer til en og en side, denne funksjonen beholder hver PDF i sin originale sammensetning.
  • ##COMMENT## lager et eget bilag i bilagsmottaket med teksten i eposten. Kommentaren legger seg forran bilaget i mottaket.
  • ##MERGEGROUP## systemet gruppere alle vedlegg i mailen til ett bilag i mottaket.
  • ##MERGEGROUPCOMMENTLAST## Grupperer alle sider i vedlegget til ett bilag samtidig som den tar med all tekst i mailen og legger dette til som påfølgende sider etter bilagssidene.

Hvordan legge inn en kommando?

##GROUP##

I bilagsmottaket til 24SevenOffice blir alle sider i en PDF-fil delt opp i flere enkeltfiler. Det betyr at du kan skanne inn alle bilagene du har mottatt i løpet av uken i én omgang og sende inn disse som én PDF-fil. Vi vil da foreta sammenslåing av fakturaene som hører sammen. Dersom man ikke ønsker å splitte opp en faktura i flere enkeltfiler men heller vil  beholde denne som én fil med flere sider kan man skrive inn kommandoen ##GROUP## som en tekstlinje i e-posten som man sender inn.

En sender inn fakturaene sine på den måten man selv ønsker. Det vil være tidsbesparende for oss dersom man bruker kommandoen ##GROUP##, da vi slipper å se igjennom hele fil-bunken for å se hva som hører sammen av fakturaene. Kunden vil spare regnskapshonorar på å bruke denne metoden ved innsending:

  1. Skann inn og legg ved bilagene i e-posten du skal sende til din 24SO-e-post.
  2. I e-posten du sender inn skriver du ##GROUP## og lar resten av e-posten stå blank.

Systemet forstår nå at alle sidene i vedlegget du har lagt ved skal utgjøre én fil. Denne koden skal du bruke dersom en faktura har flere sider. Sender du inn en bunke med fakturaer i samme PDF-fil skal du ikke bruke denne koden.

Her finner du et eksempel på bruk av ##GROUP##

##COMMENT##

Man kan også legge til underdokumentasjon i form av fritekst til side 2 på et bilag. Dette gjør man ved å skrive inn ##COMMENT## som en tekstlinje i selve e-posten som man sender inn til mottaket, og deretter skriver man inn det man ønsker å legge til av tekstinformasjon på linjene under. Teksten blir da lagt til på side 2. Husk at du ikke kan levere flere bilag samtidig dersom du skal legge inn en kommentar.

Her finner du et eksempel på bruk av ##COMMENT##

##MERGEGROUPCOMMENTLAST##

Man kan også legge til underdokumentasjon i form av fritekst til side 2 på et bilag og samtidig slå sammen alle vedlegg i en e-post. Dette kan eks. være fint dersom du laster opp et bilag med flere sider eller en faktura og underdokumentasjon. Dette gjør man ved å skrive inn ##MERGEGROUPCOMMENTLAST## som en tekstlinje i selve e-posten som man sender inn til mottaket, og deretter skriver man inn det man ønsker å legge til av tekstinformasjon på linjene under. Teksten blir da lagt til på siste side. Husk at du ikke kan levere flere bilag samtidig dersom du skal legge inn en kommentar.

  • ##MERGEGROUPCOMMENTLAST## Grupperer alle sider i vedlegget til ett bilag samtidig som den tar med all tekst i mailen og legger dette til som påfølgende sider etter bilagssidene.
  • Vi vil heller at du bruker denne enn ##COMMENT## da vi sparer noe tid på dette, som igjen sparer deg for regnskapshonorar.

Her finner du et eksempel på bruk av ##MERGEGROUPCOMMENTLAST##

 

 


Stikkord: Bokføring av innbetaling , # ## Hasjtag hasj hash hashtag