EHF – Elektronisk Handelsformat

 

ehf2-1

Som deres regnskapsfører ønsker vi å jobbe mest mulig smart og effektivt med moderne teknologiske løsninger så vi kan gi dere oppdatert regnskapsinformasjon så raskt som mulig. Den tradisjonelle punchejobben kan nå gjøres enkelt med noen få tastetrykk.

I samarbeid med 24SevenOffice gjennomfører vi nå en kampanje rundt elektronisk faktura (EHF). I kampanjeperioden er det kostnadsfritt abonnement til alle kunder som registrerer seg. For å gjøre dette tilbudet enda bedre tilbyr vi fritt abonnement også i tiden etter kampanjeperioden.

 

Hva er EHF?

EHF står for «Elektronisk handelsformat» og er et norsk standardformat for elektronisk faktura. Ferske tall viser at elektronisk faktura (EHF) har fått et solid fotfeste i det norske markedet. Mange bedrifter fikk sitt første møte med EHF i forbindelse med at det fra 1. juli 2012 ble lovfestet at alle fakturaer til statlige virksomheter skulle sendes elektronisk. Selv om dette bare har blitt lovfestet for det offentlige, har dette også blitt en standard i det private næringsliv. Over 51.000 norske bedrifter (per 31. mars 2016) er nå registrert i ELMA (elektronisk mottaker register), for å kunne motta sine fakturaer som EHF, og antallet er sterkt voksende fra måned til måned.

 

Hvorfor elektronisk faktura (EHF)?

Når du oppretter en faktura i 24SevenOffice får du med en gang beskjed om mottaker er registrert i ELMA og kan motta elektronisk faktura (EHF). Du kan da bestemme at denne kunden vil motta denne og alle framtidige fakturaer elektronisk. Fakturaen blir så automatisk overført til mottakers system for mottak av fakturaer uten ytterligere manuell behandling. Risikoen for feil blir betydelig redusert og mange kunder opplever at elektronisk faktura (EHF) gir raskere innbetalinger fra kunder, som en konsekvens av mer effektiv fakturabehandling hos mottaker.

Elektronisk faktura (EHF) er også en fordel når du mottar fakturaer. Så fort en elektronisk faktura (EHF) er mottatt, blir den automatisk lagt inn i 24SevenOffice, ferdig maskinelt lest. Du kan raskere godkjenne fakturaen å legge den til utbetaling, det gir blant annet mindre sannsynlighet for unødvendige purre- og inkassogebyrer. En raskere fakturahåndtering medfører at vi som regnskapsførere kan gi din virksomhet et enda bedre og mer oppdatert styringsverktøy i framtiden.

 

Slik fungerer det

For å kunne motta elektronisk fakturaer (EHF) i 24SevenOffice må du, din regnskapsfører eller kundeservices hos 24SevenOffices legge inn din elektroniske fakturainformasjon i ELMA-registeret og aktivere elektronisk faktura (EHF) under innstillinger i ordremodulen.

Når du skal sende en elektronisk faktura (EHF) følger du vanlig fremgangsmåte for fakturering i 24SevenOffice. I det du har lagt til kunde, ser du hvilken distribusjonsmetode og fakturaformat som er registrert på kunden.

I fakturamodulen kan du definere elektronisk faktura (EHF) som standardformat for alle utgående fakturaer. Du kan også sette opp dette per kunde, slik at hver enkelt kunde får tilsendt sitt foretrukne fakturaformat (dette kan alternativt være fysisk post eller PDF som vedlegg til e-post).

I og med at du som kunde slipper abonnementskostnaden med denne kampanjen, betaler du kun en stykkpris på kr. 3,- per elektronisk faktura (EHF). Ønsker du ikke å motta, men kun sende EHF er det bare å starte utsending med EHF fra fakturamodulen, med denne kampanjen får du ingen abonnementskostnader.

ehf

 

Hvordan ser jeg så mine fakturaer nå som de ikke lenger kommer i postkassen?

Benytter du 24SevenOffice sin mobile applikasjon (tilgjengelig både for IOS og Android), kan du under «Godkjenning» i menyen enkelt se og godkjenne fakturaer direkte på mobiltelefonen. Snakk med oss om hvordan du kan få tilgang til dette og hvilke rutiner vi sammen blir enige om for godkjenning av fakturaer.

 

Krev elektronisk faktura (EHF) fra dine leverandører

Vi ser stadig flere leverandører som krever elektroniske fakturaer (EHF) fra sine kunder da de har innsett den økonomiske gevinsten av å sende alle fakturaer elektronisk. Dere kommer til å oppleve at stadig flere av deres leverandører kommer til å kreve dette fra dere også. Vi anbefaler at dere også gjør det samme og krever elektronisk faktura (EHF) fra deres leverandører, da dere allerede benytter 24SevenOffice som håndterer elektroniske fakturaer (EHF). Om dere har behov for bistand i denne prosessen kontakt oss eller 24SevenOffice rundt dette.

 

Positiv miljøeffekt

Samtidig som elektronisk fakturahåndtering reduserer kostnadene og manuelle prosesser, bidrar det til lavere CO2-utslipp, mindre papir – og et bedre miljø.