Hva er elektronisk faktura (EHF)?

EHF (Elektronisk Handelsformat) er en norsk tilpasning til et felleseuropeisk fakturaformat. Det benyttes av statlige, kommunale og private virksomheter for mottak av regninger. Formatet  benyttes altså kun B2B.

En EHF-faktura er en elektronisk faktura som sendes direkte fra avsenders til mottakers regnskapsystem. Da formatet leses automatisk sparer mottaker tid og penger sammenlignet med ordinære distribusjonsmetoder. Regnskapsfører trenger ikke å kontrollere informasjonen regnskapsystemet henter ut og kan være trygg på at kid, beløp, kontonummer mm. er korrekt påført bilaget. Sender er trygg på at fakturaen kommer raskt frem til riktig mottaker og kan dermed forvente lavere kredittid hos sine kunder..

For å sende EHF-fakturaer må du bruke et fakturasystem som har støtte for det. Vi setter gjerne opp ditt firma med distribusjon av EHF.

 

Komme i gang med utsendelse av elektronisk faktura

Vi har laget en video som som illustrerer hvordan du setter opp og sender elektronisk faktura

 

Aktivere distribusjon av faktura i 24SevenOffice

Du må aktivere distribusjon av faktura i 24SevenOffice, Gå til Innstillinger i fakturamodulen, og fanen distribusjon, her klikker du for å aktivere distribusjon dersom det ikke allerede er gjort. Sett så opp elektronisk faktura som standardformat for alle utgående fakturaer.

EHF2

 

Velge Elektronisk Faktura for enkeltkunder

Det er det mulig å sette opp enkeltkunder med elektronisk faktura. Du vil da alltid sende elektronisk faktura til denne kunden og trenger ikke å stille inn dette hver gang du skal sende en faktura.

Innstillingene for enkeltekunder i CRM finner du ved å søke opp kunden i CRMen, velg endre kunde og gå til fanen Innstillinger. Der finner du valget «distribuer», hvor du kan velge mellom bruk standard, utskrift, e-post og elektronisk faktura.

elektronisk-faktura

 

Informasjon om kundene som må være på plass 

Før du kan sende ut elektroniske fakturaer, så MÅ også følgende ting være på plass først.

1. Ny fakturamodul må benyttes for å kunne sende elektronisk faktura

2. Gå inn på ny fakturamodul – Innstillinger – Firmainnstillinger.

•Organisasjonsnummer må ligge inne med 9 siffer + “MVA”
•Adresse med gyldig postnummer og poststed må være fylt ut
•Det må være definert et bankkontonummer
•Dersom dere ønsker IBAN, må også SWIFT-nummer være fylt ut, hvis ikke må begge utelates.

3. Riktig organisasjonsnummer må være registrert på kundekortet til kunden du skal fakturere. Riktig format på orgnr er 9 siffer, uten mellomrom, og det skal ikke stå MVA bak. Søk opp kunden i CRM, og skriv inn organisasjonsummeret til kunden i Org.nr-feltet dersom det ikke er gjort allerede. Et tips er å benytte søket i enhetsregisteret fra CRM når du legger inn nye kunder, på den måten legges informasjonen inn riktig fra enhetsregisteret, og du kan være sikker på at organisasjonsnummeret blir lagt inn riktig.

4. Kunden må være registrert for mottak av elektronisk faktura i ELMA-registeret. Du kan søke opp om kunder er registrert i ELMA-registeret på denne siden: http://www.anskaffelser.no/verktoy/mottakere-i-elma

 

 

Sende elektroniske fakturaer

For å kunne sjekke hvilken distribusjonsmetode som er satt opp automatisk på kunden når du skal opprette en ordre/faktura, så gjør du det ved å gå til Oppsett i Fakturamodulen. Gå til valgt mal under Ordrebehandling, og legg til Distribusjonsmetode og Distributør ved å klikke og dra de over fra Tilgjengelige felter og over i en av informasjonsboksene med ordrefelter, som for eksempel Customer Information som vist under her.

EHF5

Når du så oppretter ordren/fakturaen, så ser du hvilken distribusjonsmetode som er valgt, og kan eventuelt endre denne på hver enkelt ordre før du fakturerer. Resten av fakturaen oppretter du som vanlig og fakturerer som vanlig.

EHF4