Fordeler med en fleksibel regnskaps- og arbeidsflyt

 

Effektivitet og fleksibilitet er to nøkkelprinsipper i all utvikling og videreutvikling av 24SevenOffice sitt regnskapssystem.

I 24SevenOffice jobber kunde og regnskapsfører i ett og samme system i sanntid – med mulighet for å skreddersy arbeids- og bilagsflyt tilpasset kundens behov. Modellen tilrettelegger for at kunde skal kunne ta hånd om flere oppgaver selv – og i større grad kunne benytte regnskapet som et viktig styringsverktøy for virksomheten.

I denne artikkelen ønsker vi å vise noen eksempler på flyt mellom kunde og regnskapsfører.
Inngående bilagsflyt

caace1b0

Eksempelet over en veldig vanlig arbeidsfordeling for inngående bilagsflyt mellom kunde og regnskapsfører. La oss gå litt mer i detalj

 

Bilagsmottak
Kunder sender sine bilag direkte inn til deres mottak i 24SevenOffice. Bilagsmottaket i 24SevenOfficehåndterer alle fakturaformater, fra elektronisk faktura (EHF) til skannede fakturaer som f.eks. TIFF, PDF og JPEG.

2d299fd1

 

Kontroll av bilag
Alle inngående bilag blir automatisk lest, tolket og lagt inn i systemet. Regnskapsfører kontrollerer alle bilag.

Det er lagt til rette for automatisk kontering av bilag fra leverandører med forhåndsdefinerte innstillinger.

 

Godkjenning
Kunder videresender inngående bilag på attestasjonsflyt, slik at rett person kan godkjenne hvert enkelt bilag fortløpende. Alle som er lagt til som «godkjennere» kan legge inn kommentarer på hvert bilag.

Godkjenningmodulen har en rekke smarte funksjoner. Det er for eksempel mulig for kunder å kontere bilag direkte fra godkjenningsmodulen, samt mulighet for å definere regler rundt beløpsgrenser, prosjekter etc.

54b6b509

 

 

 

Bokføring
Bokføringsmodulen er et kraftig produksjonssystem for regnskapsfører, der byråer har stor grad av fleksibilitet. Man har blant annet tilgang på gode og effektive skjermbilder, en rekke hurtigtaster, mulighet for egendefinerte oppsett, flytte og fjerne kolonner, sette inn malnøkkel etc.

24SevenOffice leveres med standardoppsett og NS-kontoplan. En kan selvfølgelig predefinere konteringsregler, tilpasse kontoplan og bilagsarter, etter eget behov.

2c09315b

Du kan lese mer om Bokføringsmodulen på vårt Hjelpesenter.

 

Betaling
24SevenOffice er integrert mot Bank, slik at kunde kjører betalinger direkte fra systemet. Alle utbetalinger blir automatisk matchet mot reskontro.

42d0f404

 

 

 

Avstemming og innrapportering
24SevenOffice er ferdig integrert mot Altinn. Regnskapsfører kan bl.a. innlevere MVA-oppgaver med kode fra Altinn, direkte fra 24SevenOffice.

44467613

 

Rapporter som styringsverktøy
Med 24SevenOffice har kunde løpende oversikt over økonomisk status gjennom oppdaterte rapporter – med full sporbarhet med drill down ned til bilagsnivå.

6ded8ba9

Gjennom løpende å benytte regnskapet og rapporter som et viktig styringsverktøy for virksomheten, har kunden de beste forutsetninger for å fatte gode beslutninger med fokus på framtiden, ikke fortiden.

 

Alle kunder er ikke like

Det er mange måter å legge opp regnskaps- og arbeidsflyt mellom kunde og regnskapsfører. Ønsker en bedrift å overlate en enda større del av den inngående bilagsflyten til regnskapsfører, kan en naturligvis enkelt legge opp flyt på en annen måte enn i eksempelet over.

7745be76

I dette eksempelet sender kunden kun inn bilag til bilagsmottaket i 24SevenOffice – resten tar regnskapsfører seg av. I denne flyten er det definert at bilag automatisk blir godkjent dersom de er skannet eller sendt inn til bilagsmottaket, hvilket betyr at bilag går direkte videre til bokføring. Derfor er ikke godkjenningsmodulen en del av denne flyten.

Kunde har naturligvis også her løpende oversikt over økonomisk status gjennom oppdaterte rapporter – med full sporbarhet med drill down ned til bilagsnivå.

 

 

Utgående bilagsflyt

Under følger en utgående flyt som er mye brukt, der kunde fakturerer og har kontroll over innbetalinger selv.

ff53bf5e

Fakturering
Kunde kan benytte standardmaler eller selv definere hva ens faktura- og ordremaler skal inneholde. Maler tilpasses effektivt med drag & drop. Regnskapsfører kan også dele malnøkkel med sine kunder, slik at en med et tastetrykk får ønsket oppsett.

Fakturamodulen har features som produkt- og kunderegistrer, hurtigfakturering, ordre-/fakturakopiering, kreditering, valutafakturering, periodisering, dimensjoner, resthåndtering, innstillinger for rabatt, innstillinger for fakturaavgift – for å nevne noe.

24SevenOffice tilbyr automatisk distribusjon av fakturaer fram til kunde, uansett om en vil sende fakturaer som elektronisk faktura (EHF), PDF- eller printfaktura.

ead46ebd

 

Direkte bokføring
Alle utgående fakturaer blir automatisk bokført når kunde trykker «fakturer».

 

Innbetalinger
24SevenOffice er integrert mot Bank. Alle innbetalinger blir automatisk matchet mot reskontro i systemet.

ead46ebd

 

Avstemming og innrapportering
24SevenOffice er ferdig integrert mot Altinn. Regnskapsfører kan bl.a. innlevere MVA-oppgaver med kode fra Altinn, direkte inne i 24SevenOffice.

Rapporter som styringsverktøy
Med 24SevenOffice har kunde løpende oversikt over økonomisk status gjennom oppdaterte rapporter – med full sporbarhet med drill down ned til bilagsnivå.

caa364a9

En viktig forutsetning for at regnskapsfører skal kunne rådgi en kunde på en god måte, er at kunde har forståelse av bedriftens økonomiske situasjon og status.

Vårt mål er å gjøre det enkelt for regnskapsførere å spille sine kunder gode. 24SevenOffice tilbyr alt fra enkle til mer avanserte rapporter i sanntid – som gir kunde et godt grunnlag for å diskutere og tolke regnskapsinformasjon fortløpende med regnskapsfører.

 

Overlat hele jobben til regnskapsfører

Selv om den utgående bilagsflyten gjerne er mer automatisert enn den inngående, er det også her flere måter å legge opp flyten på. Kunder som for eksempel primært har faste oppdrag – eller konsulentbedrifter som fakturer basert på timer i 24SevenOffice, kan være eksempler på bedrifter som overlater hele den utgående bilagsflyten til regnskapsfører.

631496c0