Godkjenningsregler / Godkjenningslister

Godkjenningsliste
Dersom en skal sende fakturaen/bilaget videre til Godkjenning, bruker man denne for å angi de personer som skal godkjenne. Det finnes flere ulike måter å legge opp en godkjenningsliste, og man kan kombinere flere ulike alternativer. Nedenfor går vi gjennom de ulike mulighetene som finnes.

Om man ikke benytter godkjenning av faktura, kan man velge bort denne visningen under øvre del av Mottak og valget Innstillinger.

 

I godkjenningslisten kan man legge inn en eller flere personer som skal godkjenne en faktura/et bilag. For å legge til en person gjøres dette ved å klikke på pilen og deretter velge en person fra listen. Listen som kommer opp viser alle personer som har tilgang til systemet. Du kan også begynne å skrive inn navnet på personen og får da opp en liste med forslag og kan da videre velge person som skal godkjenne. Når man har valgt personen klikker man på ikonet som forestiller en person og et grønt plusstegn. Personen har nå lagt seg i listen over godkjennere. Rekkefølgen på personer i listen tilsier at den første på listen må ha godkjent før den neste på listen får mulighet til å godkjenne fakturaen/bilaget. For å fjerne en person fra Godkjenningsliste, kan dette gjøres ved å klikke på personen i listen, og deretter klikke på ikonet med en person og et rødt stoppskilt

Regler for hvem som skal kunne godkjenne inngående fakturaer kan settes i innstillingene. Det gjelder da regler for beløpsgrenser, prosjekter og faste godkjennere. For å aktivere disse reglene fra mottaket, klikk på knappen «Aktiver godkjenningsregler».

Capture11

 

 

Eksempler på Godkjenningsliste
Nedenfor følger ulike eksempler på hvordan en Godkjenningsliste kan se ut og hva de ulike oppsettene betyr. Parallellmappen kan en få frem ved å klikke på ikonet med to personer. Mappen Minst en kan en få opp ved å først opprette en Parallellmappe, markere denne og videre klikke på ikonet med to personer igjen.

 

1. Enkelt oppsett

7a3c4d35

 

Her må Mr. Kristoffer Sørensen godkjenne før Petter Bye får mulighet til å godkjenne hos seg, videre må Petter Bye godkjenne før Kim Engen kan godkjenne, og Kim Engen må igjen godkjenne før Rune Lunden får godkjent. Først når alle disse har godkjent vil det være mulig å bokføre bilaget i Bokføring.

 

2. Parallell

Dersom det er flere personer som skal godkjenne fakturaen/bilaget uten at det behøver å være noen bestemt rekkefølge på hvem som godkjenner først, kan dette gjøres ved å klikke på ikonet med to personer og et grønt plusstegn. Da kommer det opp en mappe som heter Parallell i godkjenningslisten. Om man klikker på denne mappen kan man legge inn personer som skal godkjenne ved å velge personen fra listen og videre klikke på ikonet med en person og et grønt plusstegn.

cdac846a

Her må Mr. Kristoffer Sørensen godkjenne før bilaget blir tilgjengelig for godkjenning av både Kim Engen og Petter Seeberg samtidig. Både Kim Engen og Petter Seeberg må så godkjenne bilaget før det går videre til Petter Bye. Når også Petter Bye har godkjent bilaget vil det bli mulig å bokføre det i Bokføring.

 

3. Minst en

Dersom det finnes flere personer som skal godkjenne fakturaen/bilaget, men det holder at en av disse personene godkjenner, kan man gjøre dette ved hjelp av en mappe som heter Minst en. Denne får man opp ved å klikke på ikonet med to personer og et plusstegn for å få opp mappen Parallell, deretter klikke på mappen Parallell etterfulgt av ikonet med to personer og et grønt plusstegn igjen. Da kommer det opp en mappe som heter Minst en, og man kan legge inn personer i denne. Å gjøre dette vil si at det kun er en av disse personene som må godkjenne for at fakturaen skal gå videre til neste godkjenner i listen (dersom det ligger noen personer utenfor mappen Minst en), eller eventuelt å gå videre til Bokføring.

35f99664

Her må Mr. Kristoffer Sørensen godkjenne før bilaget blir tilgjengelig for godkjenning av Bjørn Brustad og Joakim Løberg samtidig. Kun en av personene i mappen Minst en, Bjørn eller Joakim, må godkjenne bilaget, og dette går da etter prinsippet førstemann til mølla. Når enten Bjørn eller Joakim har godkjent, vil Petter Bye få bilaget tilgjengelig for godkjenning hos seg. Etter at Petter Bye har godkjent, vil det bli mulig å bokføre bilaget i Bokføring.

 

4. Avansert oppsett

e296de61

I dette tilfellet må Mr. Kristoffer Sørensen godkjenne bilaget før det blir tilgjengelig for godkjenning av både Bjørn, Joakim, Rune og Nina samtidig. Både Rune og Nina må godkjenne bilaget, mens enten Bjørn eller Joakim må godkjenne for at det skal komme videre til godkjenning hos Petter. Alle personer som ligger under mappen Parallell vil altså motta bilaget til godkjenning på samme tid uavhengig av om de ligger direkte i mappen eller i en undermappe.

 

 

Direkte lenke