.

En introduksjon til 24SevenOffice

24SevenOffice er et skybasert ERP-system bygd opp av moduler kunden kan velge etter behov. ERP (Enterprise Resource Planning) er betegnelsen på en programvare som støtter opp om flere av en bedrifts virkeområder. I dette skrivet ønsker vi å presentere forskjellige moduler 24SevenOffice tilbyr.

1.Dashboard

Når du åpner 24SevenOffice kommer du inn i det som kalles Dashboardet. Her kan man selv sette opp hva slags informasjon man skal ha tilgjengelig. Dette gjør du ved å trykke på «Widgets» i menyen til venstre (bilde 1.1). På Dashboardet kan du legge opp bokmerker for hurtig tilgang til dine mest brukte deler av systemet, prosjektinformasjon, avtaleoversikt eller økonomisk informasjon som vist i bildet under. Vi kan hjelpe til med å sette opp et Dashboard som passer deg og din bedrift.

f032fdab

Bilde 1.1

 

2.CRM

I CRM-modulen registreres alle leverandører, kunder og kontakter (bilde 2.1). Man kan enkelt legge til informasjon på en kunde eller leverandør ved søkefunksjonen som søker direkte i Enhetsregisteret (bilde 2.2). Velger man «legg til» da vil opplysningene som ligger registrert i Enhetsregisteret automatisk legges opp. Da sparer man masse tid og reduserer risiko for å taste feil. Det er mulig å importere kundene deres til 24SevenOffices CRM-system. Dette er også noe vi kan hjelpe dere med.

55d4a1e2

Bilde 2.1

38e2e63d

Bilde 2.2

 

3. Økonomi – Ordre/faktura

Under fanen «Økonomi» ligger mange viktige moduler. Under «Ordre/faktura» styrer du utgående ordre og fakturahåndtering.

3.1 Innstillinger

Det første man burde gjøre er å velge «Innstillinger» nederst i menyen til venstre for så å velge «Firma». Her fyller du inn firmainformasjon som vil fremkomme på dine utgående fakturaer (bilde 3.1).

e90218fc

Bilde 3.1

Til høyre for «Firma» kan man trykke på «Ordre» og endre de forhåndssatte innstillingene for fakturahåndteringen, herunder betalingstid, fakturatekst, gebyrer osv. Dette vil være standardinnstillingene dine. Man kan endre disse på kundenivå på kundekortet i CRM-modulen.

Under «Oppsett» i menyen til venstre velger man hva slags oppsett fakturaene du produserer skal ha (bilde 3.2). Man kan enten velge mellom de forskjellige standardoppsettene, eller lage et eget oppsett. Dette gjør man ved å trykke «+ Ny».

421c571a

Bilde 3.2

 

 

3.2 Lage Ordre/faktura

For å lage en ordre/faktura velger man «Ordrebehandling» i menyen til venstre og så «Ny». Her vil du få opp feltene du har valgt som ditt oppsett i foregående steg. Når du søker opp en kunde vil informasjonen du har registrert på kundekortet i CRM-modulen automatisk legges inn. Dersom du ikke har lagt inn kunden velger du «Kunder» og «Ny kunde» under administrasjon i topplinjen. Under fanen «Produktsøk» administrerer du dine produkter. (Bilde 3.3).

5c52f543

Bilde 3.3

 

Under «produktsøk» kan du søke opp de produktene du allerede har lagt inn. Trykker du på hvis kan du endre produktet. Dersom du ikke har lagt inn produktet du skal legge inn i ordren/fakturaen velger du «Nytt produkt» (bilde 3.4 og 3.5).

ff81901e

Bilde 3.4

 

fd6ab7cf

Bilde 3.5

Etter å ha trykket «Lagre» kan produktet legges til din ordre.

Når du har valgt kunde og produkt og all ønsket informasjon er lagt inn kan du velge «Lagre» eller «Fakturer» i topplinjen. Din orde/faktura er nå opprettet eller fakturert fra 24SevenOffice.

 

1.Økonomi – Regnskap

Den eneste delen av regnskapsmodulen det kan være verdt å vite litt om er bilagsmottaket. Dette ligger under «Økonomi» og «Regnskap». Når du da velger «Mottak» i menyen til venstre kommer du til bilagsmottaket (bilde 4.1). I utgangspunktet trenger du ikke gjøre noe i bilagsmottaket, men det kan være greit å vite litt om hvordan det fungerer i tilfelle man vil slette et feilinnsendt bilag eller se hva man har lagt inn.

280f5c52

Bilde 4.1

 

I mottaket kommer alle bilagene du sender inn til 24SevenOffice via eposten du har fått i innleveringsguiden og via 24SevenOffice-appen. Man kan enkelt bruke piltastene og bla seg gjennom bilagene som ligger her. Dersom du har sendt opp et bilag ved en feil kan det slettes ved å velge «Slett» i topplinjen her. Det kan ta litt tid før bilagene kommer inn i mottaket fra man har sendt eposten. Trykk oppdater, så kanskje de dukker opp? Man kan også velge «OCR-køen» og se hva som er på vei inn. Øverst til høyre ser man epost-adressen du bruker til å sende inn bilag, den samme som du har i innleveringsguiden.